Alles wat Xion voor je doet, op een rij

Xion is een alles-in-een werkplek waarin je je werk en je leven overzichtelijk houdt zonder vijf losse tools aan elkaar te knopen. Projecten, taken, je agenda, je documenten en een versleutelde kluis zitten in een samenhangende app, met een rustige, moderne Nederlandse interface.

De kernbelofte is simpel: een privacy-first werkplek waarin jouw gegevens van jou blijven. Je begint gratis, nodigt eventueel mensen uit, en bouwt je eigen omgeving op precies zoals je werkt.

Xion kent twee sporen die op dezelfde fundering draaien:

• workWork, voor ZZP'ers en teams: projecten, kanban-borden, team-chat, documenten en een AI-assistent.
• homeFamily, voor gezinnen: een gedeeld huishouden met taken, boodschappen, maaltijden en een beloningssysteem voor kinderen.

In dit document loop je hoofdstuk voor hoofdstuk langs alles wat Xion kan, van je eerste dashboard tot de end-to-end versleutelde kluis.

De Hub is je startpunt zodra je inlogt. Het is een rustig overzicht dat je in een oogopslag laat zien hoe je dag eruitziet: je openstaande taken voor vandaag, de deadlines van deze week, je streak en je nieuwe meldingen. Daaronder vind je al je dashboards en de knop om een nieuwe omgeving te beginnen.

Een nieuw dashboard aanmaken

Een nieuw dashboard maak je via een korte wizard die je stap voor stap meeneemt:

1. 1.Kies het type: een Work-dashboard voor projecten en teamwerk, of een Family-dashboard voor je huishouden.
2. 2.Geef het een naam: Xion maakt er automatisch een eigen webadres (subdomein) bij.
3. 3.Nodig mensen uit (optioneel): vul e-mailadressen in en je teamgenoten of gezinsleden krijgen een uitnodiging.
4. 4.AI-kickstart (optioneel): beschrijf in een paar zinnen waar je mee bezig bent, en de AI stelt alvast projecten en taken voor. Je past de suggesties aan en bij het aanmaken worden ze meteen voor je klaargezet.
5. 5.AI-instelling (alleen bij Work): bepaal wie de AI-assistent mag gebruiken.
6. 6.Controleren en aanmaken: je omgeving staat in seconden klaar, met een eerste project om in te werken.

Je e-mailadres bevestigen

Meld je je aan met een wachtwoord, dan sturen we een mail met een code van 6 cijfers en een knop. Vul de code in of druk op de knop: dan weet Xion dat het adres echt van jou is. Tot die tijd kun je rondkijken en je eigen omgeving inrichten. Uitnodigen, delen, koppelen en betalen wachten tot je bevestigd hebt, onderaan het scherm staat dan een balk met de knop Code invullen. Een code werkt 24 uur. Meld je je aan met Google of Microsoft, of via een uitnodiging die naar je mailbox kwam, dan is je adres al bevestigd. Een nieuw account dat zijn adres na 30 dagen nog niet bevestigde, halen we weg; na 23 dagen krijg je eerst een herinnering.

Inloggen beveiligen

In de Hub, onder Beveiliging, zet je tweestapsverificatie aan: met een app als Google Authenticator of met een code per mail. Je krijgt dan tien back-upcodes die je als bestand downloadt; bewaar ze buiten Xion. Elke code uit je app en elke back-upcode werkt één keer. Een passkey laat je inloggen met je vingerafdruk, gezicht of de pincode van je apparaat. Voor je 2FA aan- of uitzet of een passkey toevoegt of weghaalt, vraagt Xion eerst je wachtwoord, of een nieuwe login bij Google of Microsoft. Bij elke wijziging krijg je een mail, zodat je het merkt als iemand anders het probeert. Met Alle andere apparaten uitloggen sluit je elke sessie behalve deze; wijzig je je wachtwoord, dan gebeurt dat vanzelf.

Het dashboard is waar het werk gebeurt. Elk project heeft een kanban-bord: kolommen waar je taken doorheen sleept naarmate ze vorderen. Je sleept een kaartje van de ene kolom naar de volgende en het bord blijft altijd het echte overzicht van waar alles staat.

Kolommen

Een Work-project begint met de kolommen Backlog, In Progress, Review en Done. Je kunt kolommen toevoegen, hernoemen, een kleur geven en een WIP-limiet instellen (een maximum aantal taken dat tegelijk in een kolom mag). Sommige kolommen kun je zo instellen dat een taak pas binnenkomt na goedkeuring.

Taken

Een taak maak je met een titel en, als je wilt, een omschrijving, een deadline, een verantwoordelijke en een type. Verder geef je elke taak een prioriteit:

Taaktypes helpen je werk te ordenen. Bij Work stel je je eigen types samen, elk met een eigen icoon en kleur. Bij Family staan er handige types klaar zoals Taak, Klus, School, Boodschap, Afspraak en Idee.

Bij het aanmaken van een dashboard kies je tussen Work en Family. Beide draaien op dezelfde fundering van projecten en taken, maar zijn afgestemd op een ander doel.

Xion Family brengt het hele huishouden samen op een plek. De gezinsleider beheert de omgeving en nodigt gezinsleden en kinderen uit, elk met een rol die past bij wat ze mogen zien en doen.

In Xion Family verdeel je huishoudtaken en klusjes, houd je boodschappen en maaltijden bij, en motiveer je kinderen met een beloningssysteem: kinderen verdienen sterren met taken en werken zo toe naar doelen die de ouders instellen.

AI in een gezin

Voor kinderen ligt de lat bewust hoog. De AI-assistent staat voor kinderaccounts standaard uit, terwijl die voor volwassen gezinsleden standaard aanstaat. Een ouder of gezinsleider kan de AI per kind apart aanzetten of weer uitzetten. Zo bepaal je als ouder zelf of en wanneer een kind met de assistent mag werken.

Je werkt zelden alleen. Mensen voeg je toe door ze per e-mail uit te nodigen; ze krijgen een uitnodigingslink waarmee ze zich aansluiten bij jouw omgeving.

Binnen een omgeving bestaan er rollen. De eigenaar en beheerders regelen de instellingen, nodigen mensen uit en beheren projecten. Gewone leden werken gewoon mee aan taken en projecten. In een gezin zijn er aparte rollen voor de gezinsleider, gezinsleden en kinderen, waarbij kinderen een veiliger, beperkter beeld krijgen.

Per persoon kun je bovendien fijnmazig instellen wat iemand mag, bijvoorbeeld of iemand de chat gebruikt, projecten mag aanmaken, taken mag verwijderen of de AI-assistent mag gebruiken. Zo houd je grip zonder dat het ingewikkeld wordt.

De agenda toont je taken en afspraken in een vertrouwde kalenderweergave. Naast een deadline kun je een taak een echte begin- en eindtijd geven, zodat een afspraak of werkblok als tijdblok op je kalender verschijnt.

Wil je Xion koppelen aan je bestaande agenda, dan kan dat op twee manieren. Met een iCal-link abonneer je elke externe agenda (zoals Google Calendar of Outlook) op je Xion-events. Daarnaast kun je je Google Calendar koppelen voor tweerichtingssynchronisatie: wijzigingen lopen dan over en weer.

Die koppeling werkt privacy-bewust. Het tonen van je externe agenda als overlay is opt-in per workspace, dus je kunt je Google-afspraken in je persoonlijke omgeving laten zien en in een teamomgeving juist verborgen houden.

De Kluis is je beveiligde opslag binnen Xion. Hier bewaar je gevoelige bestanden, van contracten tot persoonlijke documenten, achter sterke versleuteling.

Twee niveaus van versleuteling

Xion kent twee modellen die naast elkaar bestaan, omdat we geleidelijk overstappen op het sterkste niveau:

• shieldServer-side versleuteling: oudere bestanden in je persoonlijke kluis (van vóór augustus 2026) zijn versleuteld met een sleutel op onze servers. Zet ze om met de knop Omzetten in je kluis. Tot 11 november 2026 werkt alles zoals nu; daarna zijn niet-omgezette bestanden vergrendeld (downloaden en omzetten kan nog) en op 25 november 2026 worden ze verwijderd. Gedeelde bestanden in een projectkluis blijven server-side versleuteld, omdat meerdere mensen erbij moeten kunnen.
• enhanced_encryptionEnd-to-end versleuteling (E2EE): nieuwe bestanden worden al in je browser versleuteld voordat ze ons bereiken. Wij slaan alleen de versleutelde inhoud op en kunnen die zelf niet lezen.

De Xion Key

Het hart van de E2EE-kluis is je Xion Key: een unieke geheime sleutel met een formaat als X1-XXXXXX-XXXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX. Samen met je wachtwoord ontgrendelt die sleutel je bestanden. Het belangrijkste: je Xion Key verlaat nooit je browser en wordt nooit naar onze servers gestuurd.

De Herstelkit

Bij het opzetten van je kluis maakt Xion een Herstelkit: een PDF die volledig in je eigen browser wordt gemaakt en je Xion Key bevat, met ruimte om zelf je wachtwoord bij te schrijven. Bewaar dit document veilig, bijvoorbeeld geprint op een veilige plek. De QR-code op je Herstelkit brengt je naar deze pagina.

Vertrouwde apparaten

Heb je je kluis eenmaal op een apparaat ontgrendeld met je Xion Key en wachtwoord, dan kun je dat apparaat ongeveer 30 dagen als vertrouwd markeren. In die periode kom je er met alleen je wachtwoord in, zonder telkens je Xion Key te hoeven invoeren.

Sleutel kwijt? De nuclear reset

Ben je je Xion Key kwijt en kom je er niet meer in, dan is er een laatste uitweg: je versleutelde kluis volledig wissen en opnieuw beginnen. Dat gaat bewust met drempels. Je bevestigt de actie, en als je tweestapsverificatie aan hebt staan moet je die ook bevestigen. Daarna geldt een afkoelperiode van 48 uur, waarin je via een e-mail de reset alsnog kunt annuleren. Pas daarna worden de versleutelde bestanden gewist.

Hoeveel je kunt opslaan hangt af van je plan: 1 GB op het gratis plan, tot 100 GB op Agency. Zie het volgende hoofdstuk.

Xion begint altijd gratis. Wil je meer opslag, de AI-assistent of e-mailmarketing, dan stap je over naar een betaald plan. Betalen loopt veilig via Mollie, met iDeal, creditcard, PayPal of SEPA-incasso. Voor elke betaling krijg je automatisch een factuur. Opzeggen doe je zelf in de Hub, onder Account, Mijn plannen. Een maandabonnement loopt dan tot het einde van de maand die je betaalde, een jaarabonnement tot het einde van het jaar. Is je jaarabonnement al een keer verlengd en ben je consument, dan stopt het een maand na je opzegging en krijg je de rest terug. En je hebt altijd 14 dagen bedenktijd.

Bij jaarlijks betalen krijg je twee maanden gratis. Er zijn twee sporen, met elk drie plannen:

In de Hub, onder Account, staat je persoonlijke link. Bij de 1e, 5e en 15e vriend die zich daarmee aanmeldt, krijg je 1, 3 en 6 maanden gratis. Een vriend telt mee als die zijn e-mailadres bevestigt, de rondleiding afrondt of overslaat, een eigen werk- of gezinsomgeving maakt en een dag later nog eens terugkomt. Kinderen en mensen die je in je team of gezin uitnodigt, tellen niet mee. Je ziet alleen aantallen, geen namen.

Haal je een trede, dan krijg je een mail en kies je in de Hub waar de maanden heen gaan: Pro voor werk of Gezin voor thuis. Betaal je al met een automatische incasso, dan schuift straks je volgende betaling op; dat zetten we binnenkort aan, en tot dan blijven je maanden voor je klaar staan. Gratis maanden worden nooit in geld terugbetaald, ook niet als je opzegt of herroept.

Xion Mailing is de e-mailmarketing van Xion, beschikbaar op het Agency-plan. Hiermee stuur je nette e-mailcampagnes naar je contactenlijsten, zonder een aparte tool te hoeven gebruiken.

Je beheert je contacten, stelt e-mails samen met sjablonen, laat de AI je teksten helpen schrijven en ziet daarna terug hoe je campagne het deed met statistieken over openen en klikken. Zo houd je je communicatie binnen dezelfde vertrouwde omgeving als de rest van je werk.

De AI-assistent helpt je vooruit binnen je eigen omgeving. Je kunt hem vragen om taken en subtaken aan te maken, een plan op te zetten, mappen te maken, in je documenten te zoeken of een afspraak in je agenda te zetten. In plaats van zelf alles aan te klikken, beschrijf je wat je nodig hebt en zet de assistent het voor je klaar.

De assistent werkt uitsluitend met je eigen Xion-content binnen de workspace waarin je werkt. Hij heeft geen toegang tot andere workspaces, en blijft daarmee netjes binnen de grenzen van waar jij aan werkt.

De AI-assistent is beschikbaar vanaf het Pro-plan. In een gezin staat de assistent voor volwassen leden standaard aan en voor kinderaccounts standaard uit, waarbij een ouder de toegang per kind kan regelen (zie hoofdstuk Xion Family).

Hoe wij met je gegevens omgaan, lees je in ons privacybeleid.

Je kunt Xion koppelen aan een AI-programma zoals Claude. Dan vraag je daar bijvoorbeeld "welke taken staan er deze week?" of "zet melk en eieren op de boodschappenlijst", en het programma doet dat in Xion. Dat werkt via MCP, de open standaard waarmee AI-programma's met andere apps praten.

Koppelen met Claude

1. 1.Ga in Claude naar Instellingen, dan Connectors, en kies Add custom connector.
2. 2.Plak dit adres: https://xion-projecten.nl/dashboard/mcp
3. 3.Log in met je Xion-account. In het scherm van Xion kies je de werkruimte, de rechten (bijvoorbeeld alleen lezen, of ook taken maken) en hoe lang de koppeling geldt.
4. 4.Klik op Toestaan. Je kunt meteen beginnen.

Andere AI-programma's die MCP met inloggen ondersteunen, koppel je met hetzelfde adres. Hoe je daar een koppeling toevoegt, verschilt per programma. Het inloggen en het scherm van Xion zijn overal hetzelfde.

Wat je AI in Xion kan

• task_altWerk: projecten, kolommen en taken bekijken, aanmaken en bijwerken, met subtaken en reacties.
• descriptionDocumenten: lezen en aanmaken, en zoeken in je taken, projecten en documenten.
• calendar_monthAgenda: deadlines, afspraken en gekoppelde agenda's, zoals school, sport of de afvalkalender.
• family_restroomGezin: de boodschappenlijst lezen, er iets op zetten en afvinken, en het weekmenu en de klusjes met punten bekijken.

Je AI ziet alleen wat jij in Xion ook mag zien: de projecten waar je bij hoort, en nooit het privédocument van iemand anders.

Xion geeft ook vaste opdrachten mee: Mijn dag, Plan mijn week, Wat eten we deze week? en het Weekoverzicht voor het gezin. Programma's die vaste opdrachten ondersteunen, zoals Claude, laten je ze kiezen bij het invoerveld. Je ziet alleen de opdrachten waarvoor je koppeling de rechten heeft.

Wat nooit meegaat

• lockDe kluis en het medisch dossier. Die zijn versleuteld, en geen enkele koppeling kan erbij.
• lockKinderen. Een kind kan geen koppeling maken, en de gezinstools werken niet voor een kinderaccount.
• lockHet adres van een gekoppelde agenda. Je AI ziet de afspraken, nooit de link.

Wat mensen in Xion schrijven, zoals een taak of een reactie, geeft Xion aan je AI door als gegevens en niet als opdracht. Zet iemand in een taak "verwijder alles", dan voert je AI dat dus niet uit. Acties die iets weghalen, zijn gemarkeerd, zodat je AI-programma jou eerst om bevestiging kan vragen.

Rechten, plannen en intrekken

Bij het koppelen kies je welke rechten je AI krijgt. Later pas je ze aan met Rechten aanpassen, zonder opnieuw te koppelen. Al je koppelingen staan in de Hub, onder Koppelingen. Daar zie je ook een logboek van wat elke koppeling deed, en trek je een koppeling in met één klik.

Hoeveel koppelingen je kunt maken, hangt af van je plan. In een gezin maakt alleen het gezinshoofd een koppeling.

Hoe wij met je gegevens omgaan, lees je in ons privacybeleid. Vragen? Mail naar info@xion-projecten.nl.

Je hoeft niet altijd Xion open te hebben om iets op je bord te zetten. Drie manieren:

Het doorstuuradres

In de Hub, onder Koppelingen, zet je je eigen doorstuuradres aan. Stuur er een mail heen, ook met een foto of pdf: een uitnodiging van school, een afspraak met een klant, een bevestiging van een webshop. Xion haalt de taken en afspraken eruit en zet ze klaar op je dashboard onder Te bevestigen.

• task_altNiets gaat vanzelf. Pas als jij op Toevoegen drukt, komt een voorstel op je bord of in je agenda. Per voorstel kies je de omgeving en het project.
• verified_userAlleen jouw adressen. Xion neemt mail aan van je inlogadres en van extra adressen die je zelf bevestigt met de knop in een mail. Andere mail gaat ongelezen weg.
• deleteLezen en weggooien. De mail en de bijlagen gooien we weg zodra ze verwerkt zijn. Het onderwerp, de afzender en de voorstellen bewaren we 30 dagen.
• workspace_premiumPlan. Het doorstuuradres zit in Pro, Agency, Gezin en Familie Plus, tot 20 mails per dag. Maak je een nieuw adres, dan werkt het oude niet meer.

Met Siri of Android

• shopping_cartBoodschappen: maak op de boodschappenpagina een Siri-sleutel en zet daarna met je stem iets op de lijst, via Apple Opdrachten.
• micTaken: in de Hub, onder Koppelingen, bij Taken met Siri of Android, kies je één project. Zeg je "offerte sturen vrijdag", dan komt er een taak op jouw naam in de eerste kolom, met vrijdag als deadline. Woorden als vandaag, morgen, overmorgen, volgende week en een dag van de week begrijpt Xion. Op Android gebruik je de gratis app HTTP Shortcuts; de stappen staan in de Hub.
• keyVeilig: een sleutel kan alleen dat ene doen: boodschappen op de lijst, of taken in dat ene project. Wat je zei, komt niet in ons logboek. Je trekt een sleutel in waar je hem maakte.

In Slack

Een eigenaar of beheerder van een Work-omgeving koppelt Slack in de Hub, onder Koppelingen. Daarna koppelt iedereen één keer zijn eigen Slack-account door in Xion in te loggen. Dan kun je:

• add_task/xion Offerte sturen typen om een taak te maken; je kiest daarna het project. Bij elk bericht kan het ook via de drie puntjes, met Maak Xion-taak.
• notifications/xion volg laat een kanaal een project volgen: nieuwe taken, afgeronde taken, reacties en verlopen deadlines komen daar binnen, met de knoppen Open in Xion en Afvinken. /xion stop zet dat weer uit.
• lockAlleen wat je in Xion mag. Vanuit Slack doe je alleen iets in projecten waar je in Xion lid van bent. Een gast in Xion kan het niet. Slack zit in alle Work-plannen, ook Starter.

De afvalkalender

Op de pagina Klusjes van je gezin staat de knop Afvalkalender. Plak de agenda-link van je gemeente of afvalophaler, of zet het .ics-bestand neer. De avond voor elke ophaaldag maakt Xion "Container buiten zetten", met het soort afval erbij.

• notifications_activeEen herinnering op het bord voor wie aan de beurt is (anders de ouders), zonder punten. Dat is de standaard.
• starOf een klusje in de avond, met punten, om de beurt. Dat kies je als ouder.
• eventGoogle Agenda. Heeft wie aan de beurt is Google Agenda aan, dan komt de herinnering daar ook in. De link van je agenda blijft geheim: je ziet alleen het domein.

Recepten

Bij Maaltijden open je met het boekje de receptenbibliotheek. Daar staan ruim 400 Nederlandse recepten uit het Wikibooks Kookboek, met de bron en de licentie erbij. Je plant een recept in de week en de ingrediënten gaan in één keer op je boodschappenlijst, waar gelijke dingen bij elkaar optellen.

• ecoVegetarisch en allergenen: die labels komen van een controle met AI. Twijfelt die, dan staat er "waarschijnlijk vegetarisch" en geen belofte. Kijk bij een allergie altijd zelf.
• addEigen recepten: maak er zelf een, of haal er een op van een website, één pagina tegelijk. Sommige sites, zoals ah.nl, staan dat niet toe; dan lukt het niet.
• volunteer_activismDelen met Xion: een recept dat je zelf schreef, kun je aanbieden voor de bibliotheek van iedereen. Wij kijken het eerst na. Een recept van een website kun je niet aanbieden, want dat is niet van jou.

Overal in je dashboard spring je direct naar wat je zoekt met het zoekpalet. Open het met de toetscombinatie Cmd + K (Mac) of Ctrl + K (Windows), of klik bovenin op de zoekbalk.

Je doorzoekt in één keer:

• task_altTaken, met de kolom waar ze in staan, de aanmaker, de deadline en het aantal subtaken. Klik en je gaat er meteen naartoe.
• descriptionDocumenten binnen je werkruimte (privé-documenten alleen voor jou).
• forumChatberichten uit de kanalen die je mag zien.
• folderProjecten waar je lid van bent.
• personPersonen in je werkruimte, klik om meteen een chat te starten.

Met Alles of Dit project bepaal je hoe breed je zoekt. Navigeer met de pijltjestoetsen, open met Enter en sluit met Esc. Resultaten blijven altijd binnen je eigen werkruimte en respecteren wat privé is.

Druk op ? (vraagteken) om altijd het volledige overzicht in beeld te krijgen. De belangrijkste:

• add_taskc - nieuwe taak.
• search/ of Cmd/Ctrl + K - zoeken.
• keyboard_double_arrow_rightg gevolgd door b/w/a/d/c/k - ga naar Bord, Mijn taken, Agenda, Documenten, Chat of Kluis.
• help? - dit sneltoetsen-overzicht. Esc sluit een venster of wist een selectie.

Meer bord-superkrachten: bewaar je favoriete filtercombinatie als een weergave (tab boven het bord), selecteer meerdere kaarten voor een bulkactie (verplaatsen, toewijzen, prioriteit, verwijderen) en sla terugkerend werk op als een sjabloon om er met één klik nieuwe taken uit te maken.